Automatización
Automatizar la conciliación bancaria en una pyme: del extracto al asiento sin copiar y pegar
Conciliar es comprobar que cada movimiento del banco corresponde a algo registrado en la contabilidad: un cobro a una factura emitida, un pago a una factura de proveedor, una comisión a su gasto. En muchas pymes se hace a mano con el extracto en una pantalla y el ERP en otra, y se acumula hasta el cierre del mes. Automatizarla no exige cambiar de banco ni de ERP; exige ordenar de dónde salen los datos y escribir bien las reglas de cruce.
Revisa primero lo que ya tienes
Muchos ERP y programas de contabilidad incluyen un módulo de conciliación que importa extractos y propone cruces. Antes de construir nada, comprueba si está activado y por qué no se usa: a veces el problema es que las facturas no llevan una referencia que el banco pueda devolver, no la falta de una herramienta.
De dónde salen los datos del banco
Hay tres vías habituales, de menos a más automática.
- Exportación manual en Excel o CSV desde la banca online: sirve para empezar, pero depende de que alguien la descargue.
- Fichero de movimientos en Norma 43 (cuaderno 43 de la AEB), que la mayoría de bancos españoles ofrece y que los programas contables saben leer: el formato es estable y fiable.
- Conexión automática a través de un proveedor de agregación bancaria autorizado bajo PSD2, que descarga los movimientos cada día sin intervención.
Las reglas de cruce
El corazón de la automatización son las reglas que deciden qué movimiento corresponde a qué apunte. Conviene aplicarlas en orden, de la más segura a la más flexible, y dejar sin conciliar lo que ninguna resuelve con certeza.
- Coincidencia exacta: mismo importe y una referencia reconocible (número de factura, de remesa o de cliente) en el concepto.
- Importe y contraparte: mismo importe, mismo cliente o proveedor (por IBAN o nombre) y fecha dentro de un margen de días.
- Uno a varios: una transferencia que paga varias facturas del mismo cliente y cuyo total coincide con la suma.
- Movimientos recurrentes: comisiones, cuotas, nóminas o impuestos que se asignan por patrón de concepto a su cuenta contable.
Lo que no cuadra
Siempre quedarán movimientos sin cruzar: pagos parciales, transferencias sin referencia, importes con diferencias por comisiones. Lo importante es que no se pierdan: deben ir a una lista de pendientes con el motivo por el que no se conciliaron, para que una persona los resuelva en minutos en lugar de revisar el extracto entero.
Aquí la IA puede ayudar sin decidir: sugerir el cliente probable a partir de un concepto mal escrito o proponer la cuenta contable de un gasto nuevo. La confirmación sigue siendo de una persona, y cada decisión queda registrada para la revisión de la gestoría.
Un detalle que multiplica el resultado
La mejor regla de cruce es la que no hace falta escribir: si las facturas emitidas piden que la transferencia incluya su número o una referencia de cliente, la mayoría de los cobros se concilian por coincidencia exacta. Es un cambio en la plantilla de factura que no cuesta nada y que suele ser el primer paso del proyecto.
En resumen
- Comprueba antes si el módulo de conciliación de tu ERP resuelve el caso.
- Norma 43 o una conexión PSD2 dan datos bancarios estables sin descargas manuales.
- Aplica las reglas de cruce de la más segura a la más flexible.
- Lo que no cuadra va a una lista de pendientes con su motivo, no se pierde.
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